Als een bezoeker Tolkie Spraak gebruikt, wordt wat hij inspreekt omgezet in tekst. Dat gebeurt via de spraakdienst van Microsoft Azure, in een datacenter in Zweden. Met die tekst zoekt Tolkie de pagina die bij de vraag past, of vult Tolkie het formulierveld in. Welke afspraken over de verwerking voor jouw organisatie gelden, staat in je offerte.

Wil je precies weten wat er met de spraak en de tekst gebeurt, en hoe lang die bewaard worden? Neem dan contact met ons op via [email protected]. Dan geven we je een antwoord dat past bij jouw situatie.

Tolkie verwerkt de spraak voor jouw organisatie, als verwerker. Daarbij werken we met subverwerkers, zoals Microsoft voor de spraakherkenning. Welke subverwerkers Tolkie gebruikt, lees je in onze voorwaarden. De afspraken over de verwerking voor jouw organisatie staan in je offerte en in de verwerkersovereenkomst die daarbij hoort.

In een formulier spreken bezoekers soms persoonlijke gegevens in, zoals hun naam, adres of een vraag over hun situatie. Ook die spraak wordt via de spraakdienst omgezet in tekst. Kijk daarom samen met je privacy officer bij welke formulieren je inspreken wilt aanbieden, en of dat past bij jullie eigen beleid. Wil je inspreken bij bepaalde formulieren niet aanbieden? Mail dan naar [email protected].

Dat is geen verplichting, maar we raden het wel aan. Zo weten bezoekers waar ze aan toe zijn. Je kunt bijvoorbeeld kort uitleggen dat bezoekers met hun stem kunnen zoeken en formuliervelden kunnen invullen, en dat hun spraak daarvoor wordt omgezet in tekst. Overleg over de precieze tekst met je privacy officer.

Heb je een vraag over privacy en Tolkie Spraak, bijvoorbeeld van je privacy officer of functionaris gegevensbescherming? Mail dan naar [email protected] of neem contact op met je accountmanager.