Het toevoegen van Tolkie Leeshulp aan jullie site is een geweldige stap naar meer toegankelijkheid. Maar hoe zorg je ervoor dat inwoners en betrokken organisaties weten dat deze handige tool beschikbaar is? Communicatie speelt hierbij de sleutelrol. In dit kennisbank item lees je hoe je op een effectieve en laagdrempelige manier communiceert over Tolkie.

Als gemeente wil je duidelijk maken dat Tolkie Leeshulp een handige tool is die helpt om teksten begrijpelijker te maken. Het doel van de communicatie is dat zowel de mensen die de hulp nodig hebben als de mensen die hen kunnen doorverwijzen (zoals taalhuizen, wijkteams en bibliotheken) weten dat Tolkie bestaat en hoe het werkt.

Dit doel splitsen we op in 2 subdoelen:

Dit is de primaire doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan laaggeletterden die in Nederland zijn opgegroeid of anderstaligen die nog leren lezen en schrijven. Het uiteindelijke doel van de leeshulp is om deze mensen te helpen.

Doorverwijzers zijn mensen en organisaties die veel contact hebben met de doelgroep laaggeletterden. Denk aan schuldhulpverleners, medewerkers van taalhuizen, sociaal werkers en baliemedewerkers in het gemeentehuis. Zij moeten Tolkie kennen en het actief onder de aandacht kunnen brengen.

Om ervoor te zorgen dat Tolkie Leeshulp een succes wordt, is het belangrijk om goed na te denken over wie je wilt bereiken. Er zijn veel verschillende groepen die je met jouw communicatie kunt aanspreken. We delen ze op in 2 hoofdgroepen: laaggeletterden en doorverwijzers. De groep doorverwijzers bestaat ook zelf weer uit 2 subgroepen: interne doorverwijzers (collega’s) en externe doorverwijzers (stakeholders).

De directe doelgroep bestaat uit de mensen voor wie Tolkie is ontwikkeld. Dit zijn de inwoners die moeite hebben met lezen en schrijven. Zij hebben de meeste baat bij de leeshulp. Dit is dus de belangrijkste groep. Zorg dat je hen op een laagdrempelige manier bereikt, zodat ze begrijpen wat Tolkie voor hen kan betekenen. Je kunt de groep laaggeletterden kortweg bestempelen als ‘inwoners van jouw gemeente die moeite hebben met lezen en schrijven’. Maar het is goed om de groep kort op te delen in een aantal belangrijke subgroepen. Denk bijvoorbeeld aan:

Nederlandstalige laaggeletterden hebben vaak extra ondersteuning nodig. Schaamte en angst spelen een grote rol bij deze groep. Communiceer daarom op een empathische en uitnodigende manier.

Voor inwoners die Nederlands als tweede taal leren, kan Tolkie extra ondersteuning bieden. Zorg dat zij weten dat deze hulp beschikbaar is.

Veel ouderen hebben moeite met digitale vaardigheden of lezen. Tolkie kan hen helpen om de teksten beter te begrijpen.

Inwoners met financiële problemen hebben vaak moeite met het begrijpen van officiële teksten en formulieren. Voor hen kan Tolkie een oplossing bieden.

Ben je benieuwd naar meer voorbeelden van laaggeletterden? Lees dan onze blog met 9 laaggeletterde persona’s.

Dan zijn er de doorverwijzers. Er zijn interne doorverwijzers (collega’s van jouw organisatie) en externe doorverwijzers (stakeholders en partners die ook contact hebben met de uiteindelijke doelgroep).

Binnen de gemeente zelf zijn er een aantal belangrijke groepen medewerkers die je kunt betrekken. Zij hebben een directe of indirecte rol in het informeren van inwoners over Tolkie.

Alle medewerkers binnen de gemeente, vooral die met klantcontact, moeten weten wat laaggeletterdheid is en hoe Tolkie werkt. Dit helpt hen om Tolkie aan te bevelen wanneer ze merken dat iemand moeite heeft met teksten. Een goed geïnformeerde medewerker maakt een groot verschil.

Dit zijn de collega’s die zich bezighouden met onderwerpen zoals participatie, re-integratie, diversiteit en inclusie. Zij komen vaak in contact met laaggeletterden. Door hen goed te informeren over Tolkie, kunnen zij deze tool aanbevelen aan inwoners die moeite hebben met lezen. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor medewerkers van de gemeente met functies als 'Adviseur basisvaardigheden' of 'Beleidsmedewerker volwassenenonderwijs'.

Schuldhulpverleners werken vaak met inwoners die veel teksten en formulieren moeilijk vinden. Door deze mensen over Tolkie te vertellen, kunnen deze medewerkers de zelfredzaamheid van inwoners vergroten en hen helpen om beter grip te krijgen op hun situatie.

Het is belangrijk dat zoveel mogelijk managers binnen de gemeente begrijpen waarom begrijpelijke taal en tools als Tolkie belangrijk zijn. Hoewel ze soms niet direct iets met Tolkie zullen moeten of willen doen, is het een groep om in elk geval niet te vergeten.

Naast de interne medewerkers zijn er ook organisaties buiten de gemeente die een belangrijke rol spelen in het bereiken van laaggeletterden.

Taalhuizen en bibliotheken hebben direct contact met laaggeletterden. Ze zijn een cruciale partner in het promoten van Tolkie. Zorg dat zij weten hoe de tool werkt en hoe zij deze kunnen aanbevelen aan hun bezoekers.

Deze organisaties staan dicht bij de gemeenschap en hebben vaak contact met inwoners die moeite hebben met lezen. Door hen te betrekken, kun je het bereik van Tolkie vergroten.

Wijkteams zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor inwoners met allerlei problemen, waaronder laaggeletterdheid. Door hen te vertellen over Tolkie, kunnen zij de tool promoten en inwoners doorverwijzen.

Externe schuldhulpverleningsinstanties hebben te maken met inwoners die moeite hebben met financiële documenten. Tolkie kan een waardevol hulpmiddel zijn om deze mensen te ondersteunen.

Houd deze doelgroepen goed in beeld en probeer zoveel mogelijk van deze doelgroepen specifiek aan te spreken en op de hoogte te brengen van de lancering van Tolkie Leeshulp.

Nu je weet wie je wilt bereiken, is het belangrijk om te bepalen hoe je dat gaat doen. Bij de lancering van Tolkie Leeshulp zijn er verschillende kanalen die je kunt inzetten om laaggeletterden en doorverwijzers effectief te bereiken. Hieronder bespreken we de belangrijkste kanalen en hoe je deze kunt gebruiken.

Facebookgroepen zijn een goed middel om inwoners direct te bereiken. Veel steden en dorpen hebben een eigen Facebookgroep. Vaak zitten hier duizenden inwoners in. Hoewel sociale media soms misschien wat informeel voelen (en dat natuurlijk ook zijn) en het debat op sociale media wat ruwer is, zijn ze wel bij uitstek geschikt om je boodschap direct bij de doelgroep te krijgen. Een simpele post over Tolkie Leeshulp in zo’n groep kan al snel veel mensen bereiken. Het is een kans om op laagdrempelige wijze in gesprek te gaan met jouw doelgroep.

Veel laaggeletterden lopen tegen problemen aan bij ingewikkelde overheidsteksten. Vaak zoeken ze hulp aan de balie. Dit maakt de balie een belangrijke plek om Tolkie Leeshulp onder de aandacht te brengen. Zorg dat baliemedewerkers goed geïnformeerd zijn en dat zij laaggeletterden actief wijzen op deze handige tool.

Laaggeletterden bellen vaak naar de gemeente voor hulp, ook al vinden ze dit soms spannend. Keuzemenu’s en ingewikkelde taal kunnen het bellen lastig maken. Het is belangrijk dat de medewerkers van het Klant Contact Centrum (KCC) weten hoe ze Tolkie kunnen aanbevelen tijdens een telefoongesprek.

Ook het gemeentehuis is een plek waar laaggeletterden soms moeten komen. Hier kunnen eenvoudige, herkenbare flyers in de stijl van de gemeente een goede manier zijn om hen te informeren over Tolkie Leeshulp. Zorg dat deze flyers op prominente plekken liggen, zoals bij de balie en wachtruimtes.

Taalhuizen hebben direct contact met laaggeletterden, zowel NT1’ers als NT2’ers. Flyers over Tolkie in deze taalhuizen zijn een logische stap om de doelgroep te bereiken. Bespreek met de taalhuizen hoe zij kunnen helpen bij de verspreiding.

Lokale en regionale omroepen zijn een ideaal platform om laaggeletterden te bereiken. Uit onderzoek van Stichting Lezen en Schrijven blijkt namelijk dat laaggeletterden bovengemiddeld geinteresseerd zijn in nieuws uit hun eigen omgeving. Laat daarom een nieuwsitem over Tolkie schrijven of stuur zelf een kort item in.

Als mensen eenmaal op de site zitten, is het belangrijk dat ze zo snel mogelijk zien dat er leeshulp is. Dat kan door te communiceren via de website zelf. Zorg ervoor dat:

Onder MBO-leerlingen vind je relatief veel laaggeletterden dan onder leerlingen aan HBO-scholen of studenten aan een universiteit. Informeer ROC’s en MBO’s in jouw gemeente over Tolkie, zodat docenten en medewerkers hun studenten kunnen wijzen op de tool.

LinkedIn is een handig middel om de professionals en stakeholders uit hoofdstuk 2 te bereiken. Plaats een post over Tolkie Leeshulp en tag betrokkenen zoals schuldhulpverleners of taalhuismedewerkers. Zo bereik je snel een brede groep, zonder dat je veel tijd kwijt bent door iedere groep stakeholders handmatig te benaderen. Linkedin is ook een goede manier om samenwerkingen te versterken en ambassadeurs voor Tolkie te vinden.

Het is ook belangrijk dat de communicatiemiddelen goed aansluiten op de doelgroep. Als je communiceert richting stakeholders, weten jullie zelf het beste wat belangrijk is. Als je communiceert met laaggeletterden, moet je hier rekening mee houden:

Gebruik beeld in je communicatie. Gebruik vooral afbeeldingen die heel concreet aangeven waar het over gaat. Zo zien de lezers meteen waar de tekst over gaat, ook zonder de tekst te lezen. Je kunt ook iconen gebruiken, maar de iconen moeten dan wel echt duidelijk uitbeelden waar het over gaat. Veel iconen doen dat niet: ze zijn abstract en hierdoor ook niet echt behulpzaam voor laaggeletterden. Soms veroorzaken ze zelfs verwarring.

Gebruik naast afbeeldingen en iconen ook het format video. Bijvoorbeeld de uitlegvideo die je van Tolkie krijgt. Ga je ook een eigen video maken? Zorg er dan voor dat het script van de video geschreven is in makkelijke taal. Veel laaggeletterden hebben namelijk niet alleen moeite met lezen, maar ook moeite met taal an sich. Dit is bijvoorbeeld terug te zien aan het journaal in makkelijke taal van de NOS: het journaal is geen geschreven tekst, maar een video. Dus je zou misschien denken dat die al toegankelijk is voor laaggeletterden. Maar dat was niet zo: het normale journaal ging te snel en bevatte teveel moeilijke woorden. Daarom was er een journaal in makkelijke taal nodig. Dus een video is niet per definitie dé oplossing.

Zorg ervoor dat je communicatie ook toegankelijk is voor mensen met een functionele beperking. Dat doe je door je aan de WCAG-richtlijnen te houden. Dit zijn in het kort de belangrijkste richtlijnen om rekening mee te houden:

Naast het volgen van de WCAG-richtlijnen kun je er ook voor kiezen om de uitlegvideo van Tolkie te verspreiden via YouTube. Video’s op Youtube kunnen namelijk automatisch vertaald worden. Lees hoe de Youtube-vertaling werkt.

Nu je met de teksten aan de slag kunt, geven we graag wat goede praktijkvoorbeelden.

Allereerst hebben we zelf een set teksten geschreven die je kunt gebruiken om over Tolkie te communiceren op je website richting de doelgoep.

Hieronder vind je een lijst met links naar voorbeeldteksten:

Bekijk dan de afbeelding. Van links naar rechts zijn dit variant 1, 2 en 3.

Veel gemeenten hebben al gecommuniceerd over Tolkie Leeshulp. Hieronder vind je een aantal voorbeelden:

Als je zelf een blog of Linkedin post maakt over het toevoegen van de Leeshulp, kan het tof zijn om een quote toe te voegen. We hebben daarom een aantal quotes voorbereid die je mag gebruiken. Wil je de reactie van Tolkie op een bepaalde vraag of een specifiek onderwerp? Dan kan dat uiteraard ook. Neem daarvoor contact op.

Als naam bij de quotes mag je 'Tolkie' of 'Medeoprichter Laurens van den Berg' gebruiken.

“Eigenlijk vindt iedereen het belangrijk dat een gemeente er voor elke inwoner is. Maar hoe belangrijk we dat ook vinden: het is lang niet altijd even makkelijk. Schrijven in makkelijke taal is bijvoorbeeld juist extra lastig, omdat je soms ingewikkelde keuzes moet maken tijdens het schrijven van een makkelijke tekst: wat vertel je wel, en wat laat je weg? Door het toevoegen van Tolkie proberen we de inwoners te helpen die de teksten nu af en toe te lastig vinden.”

"Met Tolkie willen we ervoor zorgen dat niemand achterblijft. Of je nu heel veel moeite hebt met lezen of af en toe extra hulp nodig hebt: iedereen verdient toegang tot belangrijke informatie."

"Goede communicatie is niet alleen wat je zegt, maar ook hoe je het zegt. Tolkie helpt gemeenten om écht iedereen te bereiken."

"Technologie maakt dingen mogelijk die eerst niet konden. Door Tolkie Leeshulp toe te voegen laat de gemeente zien dat ze technologie gebruiken om inwoners te helpen - dat vind ik echt iets moois!”

"Het is onze missie om belangrijke informatie begrijpelijk te maken voor iedereen. Daarom bouwen we slimme hulpmiddelen die teksten kunnen herschrijven naar makkelijke, begrijpelijke taal.”

"We hebben het eigenlijk over laaggeletterdheid. Dat klinkt natuurlijk niet vriendelijk. Eigenlijk gaat het gewoon over mensen die erg veel moeite hebben met bijvoorbeeld lezen en schrijven. Dat is vaak iets waar mensen zich voor schamen. Heb je zelf moeite met lezen? Dat is heel gewoon. Vraag hulp, bijvoorbeeld aan een vriend of vriendin. Er zijn ook gratis lessen. Bel daarvoor bijvoorbeeld eens naar Stichting Lezen en Schrijven: 0800 023 44 44".