Verstuur je een nieuwsbrief naar inwoners, huurders, klanten of andere lezers? Dan wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk mensen de nieuwsbrief goed kunnen begrijpen.
Tolkie Leeshulp kan helpen bij het lezen van je nieuwsbrief. Bijvoorbeeld door moeilijke woorden uit te leggen, tekst voor te lezen, tekst te vertalen of een eenvoudige samenvatting te geven.
Je kunt Tolkie niet rechtstreeks toevoegen in de mailbox van de lezer. Een nieuwsbrief komt namelijk binnen in bijvoorbeeld Gmail, Outlook of Apple Mail. Daar kunnen wij niet zomaar een extra knop of functie aan toevoegen. Dat is maar goed ook.
Wat wel kan: je maakt een PDF-versie van je nieuwsbrief. Die PDF upload je in de Tolkie-omgeving. Daarna krijg je een link. Die link zet je bovenaan je nieuwsbrief. Lezers die hulp willen bij het lezen, klikken op die link en openen de nieuwsbrief met Tolkie Leeshulp.
Wat heb je nodig?
Je hebt 3 dingen nodig:
Een nieuwsbrief die klaarstaat in je nieuwsbriefprogramma.
Bijvoorbeeld Mailcamp, Laposta, Mailchimp of een ander systeem.Een PDF-versie van de nieuwsbrief.
Toegang tot je Tolkie-omgeving.
Stap 1: Maak je nieuwsbrief klaar
Maak je nieuwsbrief zoals je dat normaal ook doet.
Controleer de tekst, afbeeldingen en links. Zorg dat de nieuwsbrief helemaal klaar is voordat je de PDF maakt. Pas je later nog iets aan? Maak dan ook opnieuw een PDF en upload die opnieuw in Tolkie.
Stap 2: Maak een PDF van je nieuwsbrief
De meeste nieuwsbriefprogramma’s hebben een optie om een nieuwsbrief als PDF op te slaan. Soms staat dit bij de voorbeeldweergave, de exportfunctie of de instellingen van de nieuwsbrief.
Zie je geen PDF-knop? Dan kun je vaak alsnog een PDF maken door de voorbeeldweergave van de nieuwsbrief te openen en daarna te kiezen voor Print of Afdrukken. Kies vervolgens voor Bewaar als PDF. Vaak kan dit ook met 'Control + P'.
Stap 3: Upload de PDF in Tolkie
Log in op je Tolkie-omgeving. Ga naar het onderdeel waar je documenten of PDF-bestanden kunt uploaden. Upload daar de PDF van je nieuwsbrief.
Na het uploaden kun je de nieuwsbrief openen met Tolkie Leeshulp. Controleer kort of de nieuwsbrief goed wordt weergegeven.
Let op: zie je nog geen optie op PDF's te uploaden? Neem dan contact op met [email protected] Zij kunnen de PDF-viewer aanzetten voor je.
Stap 4: Kopieer de link naar de nieuwsbrief met leeshulp
Bij het geüploade document kun je een link kopiëren. Via deze link opent de lezer de PDF met Tolkie Leeshulp. Kopieer deze link.
Stap 5: Zet de link bovenaan je nieuwsbrief
Ga terug naar je nieuwsbriefprogramma. Zet de link bovenaan de nieuwsbrief, zodat lezers hem meteen zien.
Je kunt bijvoorbeeld deze tekst gebruiken:
Wil je hulp bij het lezen van deze nieuwsbrief? Open dan de nieuwsbrief met Tolkie Leeshulp.
Maak van “Open dan de nieuwsbrief met Tolkie Leeshulp” de link naar de PDF in Tolkie.
Een iets kortere variant kan ook:
Deze nieuwsbrief lezen met hulp? Klik hier voor Tolkie Leeshulp.
Stap 6: Verstuur eerst een test
Stuur de nieuwsbrief eerst naar jezelf of naar een collega.
Controleer 3 dingen:
Werkt de link?
Opent de nieuwsbrief goed?
Is duidelijk waarvoor de link bedoeld is?
Als alles goed werkt, kun je de nieuwsbrief versturen.
Belangrijk om te weten
De leeshulp wordt niet in de e-mail zelf geplaatst. De lezer opent een aparte versie van de nieuwsbrief via de link.
Verander je de nieuwsbrief nadat je de PDF hebt gemaakt? Maak dan een nieuwe PDF, upload die opnieuw in Tolkie en vervang de link in je nieuwsbrief.
Zet de link bij voorkeur bovenaan de nieuwsbrief. Dan zien lezers meteen dat er hulp beschikbaar is.