Veel organisaties versturen vaak standaardbrieven op papier. Denk aan:
Brieven over wegwerkzaamheden in de wijk
Een aankondiging van een huurverhoging
Een brief voor jongeren die 18 worden en nu zelf zaken moeten regelen (zoals het aanvragen van een paspoort).
Deze brieven bevatten vaak belangrijke informatie. Maar voor mensen met bijvoorbeeld een leesachterstand, beperkte taalvaardigheid of dyslexie kunnen ze erg lastig zijn.
Maar er is goed nieuws! Ook bij papieren brieven kun je heel eenvoudig Tolkie Leeshulp inzetten via een QR-code.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Hieronder leggen we je stap-voor-stap uit hoe je dit doet.
Let goed op: doe eerst dit
Wil je de leeshulp toevoegen aan een brief? Lees dan eerst ons kennisbank-item over de leeshulp bij pdf-documenten. Dat is belangrijke basisinformatie. Je zult dit kennisbank-item er beter door begrijpen.
Het proces voor de lezer van de brief
Met een QR-code kunnen ontvangers van een fysieke brief de inhoud ervan ook digitaal, begrijpelijk en toegankelijk maken. Ontvangers hoeven alleen maar hun telefoon erbij te pakken en de QR-code op de brief te scannen.
Hierna opent zich direct de digitale versie van de brief mét de handige functies van Tolkie Leeshulp.
Stap 1: Kies een geschikte brief
Kies een standaardbrief die naar meerdere personen verstuurd wordt
Bijvoorbeeld een brief over wegwerkzaamheden of een standaard huurverhogingsbrief
Zorg dat het sjabloon van de brief algemeen is en je géén persoonsgegevens meer ziet
Stap 2: Voeg Tolkie Leeshulp toe door middel van de Tolkie pdf-viewer
Upload de standaardbrief als openbare pdf op jouw website
Zorg dat deze pdf op een locatie staat die door Tolkie is toegestaan (‘gewhitelist’). Hierover lees je meer in het kennisbank-item over Tolkie bij pdf’s
Voeg daarna de speciale Tolkie-prefix toe aan de link van het PDF-document:
https://pdf.tolkie.nl/web/viewer.html?file=
Bijvoorbeeld:
https://pdf.tolkie.nl/web/viewer.html?file=https://website-bazen.windows.net/gemeente-brieshaven/brieven/brief-huurverhoging-2025.pdf
Stap 3: Maak een QR-code van deze toegankelijke URL 📲
Gebruik een gratis QR-code generator (zoals QRcode Monkey)
Plak de volledige Tolkie URL hierin en genereer je QR-code
Download deze QR-code als afbeelding in hoge kwaliteit
Stap 4: Voeg de QR-code duidelijk zichtbaar toe aan je fysieke brief 🖨️
Plaats de QR-code duidelijk zichtbaar op de papieren brief (bijvoorbeeld rechtsboven of linksonder)
Zet er een korte, begrijpelijke tekst bij. Bijvoorbeeld: “Wil je leeshulp bij deze brief? Scan dan de QR-code. Je krijgt dan leeshulp bij deze brief.”
Stap 5: Verstuur de brieven en informeer de ontvangers 📬
Stuur de brieven op de normale manier naar jouw inwoners, huurders of patiënten
Informeer ook jouw eigen medewerkers en bijvoorbeeld het klantcontactcentrum over deze nieuwe functie. Zo kunnen zij mensen er actief op wijzen en eventueel begeleiden
Belangrijk om rekening mee te houden: Privacy!
Gebruik alleen algemene versies van standaardbrieven voor deze aanpak. Zet dus nooit een QR-code naar een brief met persoonsgegevens online. Dit voorkomt privacy-problemen en houdt jullie aanpak schaalbaar en veilig.
Vragen?
Heb je specifieke vragen over het activeren van de Tolkie pdf-viewer? Neem dan contact op. We denken graag met je mee en helpen je stap voor stap op weg.