Ja, dat kan. Je kunt bijvoorbeeld een brief met persoonsgegevens uploaden en de lezer de leeshulp laten gebruiken. Doe dat wel bewust: keur eerst de subverwerkers van Tolkie goed en controleer of die passen bij het beleid van jullie organisatie. Ons advies is om te beginnen met standaardbrieven en openbare documenten.
Waarom beginnen met standaardbrieven en openbare documenten?
Een standaardbrief stuur je naar veel mensen, met voor iedereen dezelfde tekst. Denk aan een brief over werkzaamheden in de wijk of een aankondiging van een huurverhoging. Daar staan geen persoonsgegevens in, dus er is geen privacyvraag. Je maakt één Tolkie-link en één QR-code, en iedereen die de brief krijgt, heeft er iets aan. Zo bereik je snel veel mensen, en doe je ervaring op voordat je aan persoonlijke brieven begint.
Hoe je dat aanpakt, lees je in het artikel Hoe zet ik een QR-code met leeshulp op een brief, folder of magazine? en in Tolkie Leeshulp bij fysieke brieven: hoe doe je dat?
Onze brieven komen uit een systeem dat de naam automatisch invult. Wat nu?
Vaak kun je toch een algemene versie maken. Exporteer het sjabloon van de brief voordat het systeem de naam, het adres of andere gegevens invult. Of maak een voorbeeldversie met neutrale gegevens. Van die algemene versie maak je de Tolkie-link en de QR-code.
Wat regel ik als we persoonlijke brieven willen gebruiken?
Overleg met jullie privacy officer. Laat die beoordelen wat verstandig is voor jullie organisatie en voor het soort brieven.
Bekijk en keur de subverwerkers goed. Tolkie werkt met een aantal subverwerkers. Je vindt ze op de voorwaardenpagina van Tolkie. Controleer of die passen bij jullie eigen beleid.
Leg afspraken vast in de verwerkersovereenkomst. Tolkie werkt standaard met een verwerkersovereenkomst. Daarin staat hoe Tolkie met persoonsgegevens omgaat.
Ga zorgvuldig om met de links. Een Tolkie-link opent het document voor iedereen die de link heeft. Er zit geen inlog op. Bedenk dus goed hoe je de link of QR-code bij de juiste persoon krijgt.
Twijfel je over jullie situatie? Neem dan contact met ons op. Dan denken we met je mee.
Welke informatie heeft onze privacy officer nodig?
Deze artikelen helpen je privacy officer op weg:
Zijn er andere manieren om lezers van persoonlijke brieven te helpen?
Een QR-code naar een webpagina. Zet op de brief een QR-code naar een toegankelijke pagina op jullie website over hetzelfde onderwerp, met de leeshulp erop. Bijvoorbeeld een pagina die uitlegt wat een huurverhoging betekent en wat je kunt doen.
De leeshulp in een klant- of huurdersportaal. Staan persoonlijke berichten in een portaal? Dan kan de leeshulp daar ook werken. Lees meer in Kun je Tolkie ook toevoegen aan accountpagina's met persoonlijke informatie?
Vragen?
Neem contact met ons op of vraag het je accountmanager. We kijken graag samen wat bij jullie brieven past.