Ben je organisatiebeheerder? Dan geef je een collega zelf toegang in Mijn Tolkie. Klik in het menu links op Gebruikersbeheer. Je komt dan op het tabblad Gebruikers van je organisatie. Daar nodig je iemand uit en geef je die een rol, voor de hele organisatie of alleen voor gekozen websites.
Waar vind ik het gebruikersbeheer?
Er zijn twee manieren:
Klik in het menu links op Gebruikersbeheer.
Ga naar Organisaties, open je organisatie, klik op Organisatie-instellingen en open het tabblad Gebruikers.
Wat je daar kunt, hangt af van je rol:
Organisatiebeheerder: je ziet iedereen met toegang, je nodigt mensen uit en je beheert hun rollen.
Redacteur of Alleen lezen voor de hele organisatie: je ziet wie toegang heeft, maar je kunt niets wijzigen.
Met een andere rol zie je het gebruikersbeheer niet. Vraag dan een organisatiebeheerder van je organisatie om je collega uit te nodigen.
Welke rol geef ik?
Rol | Wat kan iemand met deze rol? |
Organisatiebeheerder | Beheert alles van de organisatie, ook wie er toegang heeft. |
Websitebeheerder | Beheert de leeshulp, de website-instellingen en Webmonitoring. Kan geen gebruikers beheren. |
Redacteur | Werkt aan de leeshulp, gebruikerstesten, leesbaarheidsscans en Webmonitoring-suggesties. Kan instellingen alleen bekijken. |
Alleen lezen | Kan alles bekijken, maar niets wijzigen. |
Moet iemand maar met één onderdeel werken? Daarvoor zijn er ook Redacteur leeshulp, Redacteur webmonitoring, Redacteur leesbaarheidsscan en Redacteur gebruikerstesten. Alle rollen en wat ze precies mogen, lees je in Welke rollen en rechten zijn er in Mijn Tolkie?.
💡 Tip: Een rol geeft alleen toegang tot onderdelen die je organisatie heeft afgenomen.
Hoe nodig ik een collega uit?
Ga naar het tabblad Gebruikers.
Klik op Iemand uitnodigen.
Vul E-mailadres, Voornaam en Achternaam in. Je collega logt in met dit e-mailadres.
Kies bij Rol een rol.
Kies bij Geldt voor voor Hele organisatie of Gekozen websites. Bij Gekozen websites kies je onder Websites ten minste één website.
Klik op Uitnodigen.
Is je collega nieuw in Mijn Tolkie? Dan krijgt die een welkomstmail en logt daarna in met een eenmalige inlogcode. Is nog geen enkele website live waartoe je collega toegang krijgt? Dan komt de welkomstmail pas bij de livegang. Heeft je collega al een account, bijvoorbeeld bij een andere organisatie? Dan krijgt die de rol erbij en logt in met hetzelfde e-mailadres.
Kan ik iemand toegang geven tot één website?
Ja. Kies bij Geldt voor voor Gekozen websites. Op een website geeft de rol alleen toegang tot die website. Dat kan met Websitebeheerder, Redacteur, Alleen lezen, Redacteur leeshulp en Redacteur webmonitoring.
Organisatiebeheerder, Redacteur leesbaarheidsscan en Redacteur gebruikerstesten gelden altijd voor de hele organisatie.
Een rol voor de hele organisatie geldt voor alle websites van de organisatie, ook voor websites die later worden toegevoegd.
💡 Tip: Zo geef je bijvoorbeeld een webbouwer of extern bureau alleen toegang tot één website. Lees meer in Hoe geef ik onze webbouwer tijdelijk toegang?
Hoe pas ik de rollen van een collega aan?
Klik op het tabblad Gebruikers op het potloodicoon achter de naam van je collega.
Onder Huidige rollen zie je de rollen die je collega nu heeft.
Wil je een rol toevoegen? Kies onder Rol toevoegen een Rol en kies bij Geldt voor waarvoor die geldt. Klik daarna op Rol toevoegen.
Wil je een rol weghalen? Klik achter die rol op Verwijderen en daarna op Rol verwijderen.
De wijziging werkt meteen.
Zie je een slotje in plaats van een potloodicoon? Dan is het een medewerker van Tolkie. Alleen Tolkie kan de rollen van die persoon wijzigen.
Hoe trek ik de toegang van een collega in?
Verwijder alle rollen van je collega, zoals hierboven beschreven.
⚠️ Let op: Is dit de laatste rol van je collega en heeft die nergens anders toegang? Dan wordt het account gedeactiveerd en krijgt je collega daarover een e-mail.
Wil je de laatste organisatiebeheerder weghalen? Dat kan alleen Tolkie. Maak eerst iemand anders organisatiebeheerder. Lees meer in Hoe verwijder ik een gebruiker?