Ja, dat kan. De inlogcode komt dan binnen in de gedeelde mailbox, en iedereen die bij die mailbox kan, kan inloggen. Toch raden we persoonlijke accounts aan, met minimaal twee beheerders. Een functioneel adres is wel handig als extra account, als achtervang.
Hoe werkt inloggen met een gedeeld adres?
Je logt in Mijn Tolkie in met een e-mailadres en een eenmalige inlogcode. Die code wordt naar dat e-mailadres gestuurd. Gebruik je een adres zoals website@ of communicatie@, dan komt de code dus in de gedeelde mailbox terecht. Wie toegang heeft tot die mailbox, kan met de code inloggen.
Let op: ook mail naar een gedeelde mailbox kan in quarantaine belanden. Komt de code niet aan? Lees dan het artikel Ik ontvang geen inlogcode of wachtwoordmail.
Wat raadt Tolkie aan?
Geef iedereen die met Mijn Tolkie werkt een eigen, persoonlijk account.
Zorg voor minimaal twee beheerders. Is er één afwezig of vertrekt er één, dan kan de ander nog steeds gebruikers toevoegen en aanpassen.
Voeg eventueel een functioneel adres toe als extra account. Zo blijft je organisatie bereikbaar en kan er altijd iemand inloggen, ook als een collega vertrekt.
Waarom liever persoonlijke accounts?
Met persoonlijke accounts weet je precies wie toegang heeft. Vertrekt iemand, dan verdwijnt meestal ook zijn zakelijke mailbox. Daardoor kan die persoon geen inlogcode meer ontvangen en dus niet meer inloggen. Bij een gedeeld adres werkt dat anders: wie bij de mailbox kan, kan inloggen. Je moet dan zelf goed bijhouden wie toegang heeft tot die mailbox.
Kan ik naast mijn persoonlijke account ook een gedeeld account hebben?
Ja. Een functioneel adres kan een extra account zijn, naast de persoonlijke accounts van jou en je collega's. Een beheerder voegt het toe via Gebruikersbeheer, net als elke andere gebruiker. Lees hoe in Hoe geef ik anderen toegang tot Mijn Tolkie?.
Wie regelt dit?
Een beheerder van jullie organisatie voegt accounts toe in Mijn Tolkie. Ben je zelf geen beheerder? Vraag het dan aan je beheerder. Is je beheerder niet bereikbaar, of heeft nog niemand in je organisatie een account? Mail dan [email protected]. Zet, als dat kan, je beheerder of een collega die al een account heeft in de cc.